SmartAdmin.Mx - ¿Cómo puedo subir facturas al portal de proveedores?

SmartAdmin.Mx - ¿Cómo puedo subir facturas al portal de proveedores?

1.- Ingrese a la siguiente dirección https://app.smartadmin.mx/ anotando su usuario y contraseña previamente proporcionados. 

2.- Ingresar en la bandeja de "Pendientes de Enviar" (Menú del lado izquierdo)


















3.- Posteriormente se desplegará una pantalla, en la cual aparecen las opciones de "Subir comprobante en XML" y "Subir comprobante en PDF". 
(En la imagen podrá apreciar un campo llamado "Referencia" deberá anotar el número completo de la orden de compra y/o pedido Kaeser; en caso de que aquellos servicios o contratos sin orden de compra se deberá ingresar el numero de la factura) y continuamos guardando los archivos. 




4.- Nuevamente en el menú "Pendientes de Enviar" podrá visualizar los datos de la factura ingresada. 




5.- En caso de estar obligado a anexar "Evidencia de prestación de servicios" deberá realizar la siguiente acción: Dar doble clic sobre el recuadro del folio y aparecerá un botón con el nombre de "Documentos adicionales", en el cual ingresaremos la "Evidencia de prestación de servicios" de clic en "Enviar"




6.- Ahora el sistema en automático le desplegará la siguiente pantalla, en la cual usted tendrá a que usuario del área de operaciones Kaeser debe enviar su factura y documentación adicional, de esta manera se inicia con el proceso de revisión. El usuario al cual le enviará la factura, será proporcionado mediante su contacto en Kaeser. Una vez que se tiene seleccionada a la persona, da clic en "Aceptar".



Nota: Es muy importante que seleccione el usuario correcto de la lista desplegable, ya que, de forma contraria, aunque su factura sea enviada a revisión, ésta podría ser rechazada por el usuario revisor ya que no es la persona correcta para validar la procedencia del gasto.

Si la factura le es rechazada por la razón comentada anteriormente o por otro motivo, usted recibirá un correo notificándole dicha situación y motivo como el que se muestra a continuación:




También podrá revisar en su portal en la bandeja de “Pendientes de Enviar”, en la pestaña “Historial” el motivo de rechazo de la factura.




7. Una vez enviado, aparecerá la siguiente pantalla.




8. Una vez que ya fue enviado, su documentación completa, usted podrá monitorear desde su bandeja de “PENDIENTES DE COBRO”, los estatus de sus facturas (si le ha sido rechazada y el motivo, si se encuentra en revisión de “Compras” y/o “Cuentas por Pagar” o bien si ya fue “programada para pago”.



9.- Cuando Kaeser haya realizado el pago respectivo de su factura, usted recibirá por correo la notificación del pago de facturas.